KINTO reemplazó un sistema de dos décadas y un Excel con macros por un ERP agéntico que cuadró al peso con el sistema viejo en el 100 % de las guías comunes de seis meses y dejó a la vista oportunidades de reactivar clientes.
Problema
La operación corría sobre una aplicación web de más de veinte años, con dependencias obsoletas y cientos de miles de guías en una sola base. El cierre financiero quincenal vivía en un Excel con macros y cada día se digitaba a mano un dato que ya existía en la plataforma de un tercero.
Señales
- Mercado: La empresa trabaja sobre la plataforma de un tercero que liquida su remuneración, así que llevar bien las cuentas de cada guía por cliente es el negocio.
- Negocio: La actividad de cada cliente no se veía a tiempo: los clientes que dejaban de despachar pasaban inadvertidos.
- Experiencia de usuario: Decenas de pantallas por tarea y errores operativos reales (archivos con nombre roto).
- Atención al cliente: Comprobantes y relaciones de guías se envían por WhatsApp y correo.
Cómo lo entendimos
- Auditoría del sistema heredado: inventario de tablas y volúmenes.
- Reuniones grabadas y transcritas (una de casi cuatro horas) convertidas en una lista priorizada, cada punto con su minuto y su verificación en código.
- Análisis autorizado de la plataforma del tercero: sus límites reales quedaron documentados.
- Validación cruzada guía por guía, por número de guía y no por totales, durante seis meses de quincenas, y una valoración económica del ERP con cada cifra etiquetada como medida, de mercado o estimada.
Qué construimos y por qué
- Rescate sin reescritura: el sistema viejo se estabilizó y se volvió a desplegar, con la carga masiva reescrita (de timeouts a un número fijo de consultas por lote) y pruebas automáticas.
- ERP agéntico que reemplaza la aplicación y el Excel: ingesta automática desde esa plataforma varias veces al día, historia completa cargada con puertas de verificación, maestro único de clientes, motor financiero (consolidado diario, liquidación con impuestos configurables, cuentas de cobro, cartera, tesorería) y una fachada compatible para que la integración de un cliente grande siguiera funcionando.
- Herramienta de rotulado para impresoras de stickers: una guía de N cajas genera N etiquetas con código de barras válido en un clic, licenciable por cliente, sin que el contenido salga del navegador.
- Sitio público con capa SEO/GEO, datos estructurados y medición de conversiones.
Por qué así: El principio rector fue «autónomo por defecto, humano por excepción»: el sistema nuevo hace solo lo rutinario y llama a una persona únicamente cuando algo se sale de lo esperado.
Transformación
-
Seis meses de quincenas cuadrados al peso contra el sistema viejo en el 100 % de las guías comunes; las diferencias restantes, explicadas una por una. La cartera cuadró cliente por cliente.
-
Visibilidad nueva: oportunidades de reactivar clientes «dormidos» de alto valor, detectados por el sistema.
-
Producción activa con el sistema viejo congelado.
-
guías históricas cargadas: cientos de miles (más de una década) (medido)
-
cuadre contra el sistema viejo: 100 % de las guías comunes, 6 meses (medido)
-
ahorro de flete con la regla de carga semimasiva: ≈29–50 % según tonelaje (medido)
Lo que aún no sabemos
- Horas de digitación ahorradas: la propia valoración pide cronometrarlas.
- Un modelo de cobro por resultado se analizó, sin pacto cerrado a la fecha.
